サイトマップ >
HOME » 売り上げアップに必須のアイテム POSレジ入門講座 » 3.勤怠管理システム

3.勤怠管理システム

こちらのページでは、POSでできる機能として最近注目されている、勤怠管理システムについてご紹介します。

POSによる勤怠管理システム導入のススメ

◆そもそも勤怠管理とは?

勤怠管理とは、企業の社員の出勤・退勤・欠勤などの状況を把握し、勤務時間を遵守しているかどうかを管理すること。企業の人事を扱うにあたって必要不可欠です。

残業の際、残業時間はどのぐらいだったのかを確認することで残業代を計算することや、有給休暇の消化状況を把握するのも勤怠管理。勤怠管理があることで、社員の勤務状況に応じた給料の支払いが可能になります。

◆勤怠管理システムのメリットは?

さて、POSにも焦点を当てましょう。POSはただのオーダーエントリー(注文受け付け)システムとして捉えられがち。ところが現在のPOSは非常に進化して、勤怠管理機能も充実しています。

ここで、進化した勤怠管理システムを利用するメリットを挙げてみましょう。

  • 人件費管理の効率化

勤怠管理のなかでも一番大事といっても過言ではない項目です。勤怠管理システムを使えば、複数拠点の就業状況を正確かつリアルタイムに把握できます。

どこか過剰に人員配備されている部署や店舗はないか、過剰人員をどこに回すべきかなど、すばやい判断ができるようになり、無駄な人件費を削減することもできます。タイムカードを締め日に集めて、それから集計する手作業の月次の勤怠管理では、人件費の把握が常に遅れます。

人件費や業務負荷の把握が遅いために、タイムリーな判断ができずに経営に支障をきたしがちです。

  • 業務効率化

タイムカードを導入していると、集計・入力作業が必ず発生します。勤怠管理機能を備えたPOSを導入すれば、スタッフ人数分のタイムカードの集計・入力や、確認・修正するための時間を削減することが可能に。その分だけ本業に時間をさくことができて、業務の効率化が図れます。

  • コスト削減

上の業務効率化と多少重なりますが、タイムカードを導入している企業では毎月、タイムカードの集計・入力作業が発生します。勤怠管理システムを導入することで集計・入力の時間がなくなれば、その業務を行っていた人間の人件費を削減できます。人件費と時間の削減がコスト削減に一役買うのです。

  • 労働時間管理(勤務状況の可視化)

従業員の勤怠管理の重要性が高まっている現代では、労働時間が厳しく規制され、スタッフの労働状況が可視化できていない状況では企業問題になりかねません。勤怠管理システムを利用することで、勤務状況の可視化が可能になり、労働時間の管理が細かいところまで行き届くようになります。

  • 不正打刻防止

従来のタイムカードでは本人以外の不正打刻が可能でしたが、POSの勤怠管理システムではそうはいきません。生体認証システム(静脈・指紋認証など)を活用したものや、顔認証システムを活用したものがあり、本人以外の打刻を防げるようになっています。

「GPS打刻機能」というものがあり、スマートフォンからインターネットに接続して打刻を行う機能もあります。携帯電話にはGPSが搭載されているため、どこから打刻したかの位置情報の記録も可能に。GPS打刻機能は、たとえば外回りが多い営業部門などで非常に役立っているそうです。

  • 給与計算との連携

POSシステムのほとんどのサービスで、システム内にある管理データをCSV形式で給与管理システムにインポートすることが可能となっています。

勤怠管理から給与計算までの作業を連携して管理でき、この機能一つで業務時間の削減になるでしょう。ただし導入する勤怠管理システムによっては、連携できる給与計算ソフトが異なってしまうことがあるので導入の際には注意が必要です。

勤怠管理システムで何ができる?

POSシステムを使った勤怠管理のメリットを紹介してきました。ここでは、勤怠管理システムでできることに関する専門用語を見ていきます。

特徴・できること

シフト管理

一般的なPOSシステムでは、日別、従業員別の2種類の方法でシフトの登録を行います。その他、週別、月別などもあるので、店舗運営しやすいタイプのものを選ぶことが可能です。携帯から申請できるものならより楽にシフト管理することが可能です。

勤務支給額調整

従業員の給与額を調整するという機能のことです。賄い料理や備品購入のように、給与以外で調整して支給することも可能です。

従業員登録

氏名、住所、雇用形態など従業員に関する様々な情報を登録する機能です。店舗ごとに登録できる人数を制限することで、適した従業員の数を超えないよう管理することができます。

POSシステムを使って勤怠管理することで事務作業も楽になり、仕事がスムーズになりますよ。

さらに進化したPOSに備わっている勤怠管理機能とは?

最近のPOSシステムの中には、POSレジにタイムカードがついているものがあります。タイムカードがPOSレジに連動していることで、1日や1時間ごとの人時生産性を計算できます。これらを基にすれば、日々の人件費の計算も可能なのです。

また勤怠の不正を防ぐため、スタッフがタイムカードを打刻する際に写真撮影する機能や、打刻の修正履歴を保存する機能を備えているものまであります。タイムカードの修正が誰の権限で行われ、どの打刻を修正したのかまで修正履歴が全て残されます。

ここまで徹底した勤怠管理がPOS一つで簡単にできてしまうなんて、非常に便利ではないででしょうか?最近のPOSの進化は実にすごいですね!